Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Suomen Telelääketieteen ja e-Health seura ry käsittelee jäsentensä, verkkokaupan asiakkaiden, tapahtumiin osallistuvien, yhteyttä ottavien ja telemedicine.fi-sivuston käyttäjien henkilötietoja. Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, ”GDPR”) 13 ja 14 artiklan mukaisesti.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Telelääketieteen ja e-Health seura ry (jäljempänä ”Seura”)
Y-tunnus: 1628913-6
Yhdistysrekisterinumero: 169.943
www.telemedicine.fi

2. YHTEYSHENKILÖ TIETOSUOJA-ASIOISSA

Jäsenrekisterivastaava, members@telemedicine.fi

Muissa tietosuoja-asioissa: president@telemedicine.fi

3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖREKISTERIT JA KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Seura käsittelee henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa:

  • Jäsenrekisteri: yhdistyslain (503/1989) edellyttämän jäsenluettelon ylläpito, jäsenmaksujen hallinnointi, jäsenetujen toteuttaminen sekä jäsenviestintä (esim. jäsenkirjeet ja tiedotteet).
  • Verkkokauppa ja tapahtumat: tapahtuma- ja koulutuslippujen tilausten käsittely, maksujen välittäminen, osallistujalistojen ylläpito, osallistumistodistusten antaminen sekä kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen.
  • Asiakasviestintä ja markkinointi: tiedottaminen Seuran tulevista tapahtumista ja koulutuksista aiemmille asiakkaille ja osallistujille.
  • Yhteydenotot: verkkosivuston yhteydenottolomakkeella tai sähköpostitse tulleisiin yhteydenottoihin vastaaminen.
  • Verkkosivuston toiminta ja tietoturva: sivuston teknisen toiminnan varmistaminen, lomakkeiden suojaaminen roskapostilta sekä, kävijän suostumuksella, sivuston käytön tilastointi.

4. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin GDPR:n 6 artiklan mukaisiin perusteisiin:

  • Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): jäsenluettelon ylläpito yhdistyslain mukaisesti sekä kirjanpitoaineiston säilyttäminen kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti.
  • Sopimus (6 art. 1 b): jäsenyyteen liittyvien velvoitteiden ja etujen toteuttaminen sekä verkkokaupan tilausten ja tapahtumailmoittautumisten käsittely.
  • Oikeutettu etu (6 art. 1 f): yhteydenottoihin vastaaminen, tapahtumista tiedottaminen aiemmille asiakkaille ja osallistujille, sekä verkkosivuston tietoturvan ja lomakkeiden roskapostisuojauksen varmistaminen.
  • Suostumus (6 art. 1 a): tilastointievästeiden käyttö verkkosivustolla.

5. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Jäsenrekisteri:

  • etu- ja sukunimi
  • postiosoite
  • sähköpostiosoite
  • syntymäaika, jolla seurataan Seuran sääntöjen mukaista 65 vuotta täyttäneiden jäsenmaksuvapautta
  • jäsenlaji (henkilöjäsen, yhteisöjäsen, pienyritysjäsen tai kannatusjäsen)
  • tiedot maksetuista jäsenmaksuista
  • vapaaehtoiset tiedot: puhelinnumero ja työnantajan nimi

Verkkokauppa ja tapahtumat:

  • nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä laskutus- ja organisaatiotiedot
  • tilaus- ja maksutiedot (tilatut tuotteet, hinta, maksun tila ja maksutapa). Maksukorttitietoja ei tallenneta Seuran järjestelmiin.
  • ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot, kuten mahdolliset ruokavaliotiedot

Yhteydenotot:

  • nimi, sähköpostiosoite ja viestin sisältö

Verkkosivuston käyttö:

  • IP-osoite ja selaimen tekniset tiedot lomakkeiden roskapostisuojauksen yhteydessä
  • evästeiden avulla kerättävät tiedot kohdan 12 mukaisesti

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen, verkkokaupan tilauksen, tapahtumailmoittautumisen tai yhteydenoton yhteydessä. Jäsenet voivat päivittää tietonsa jäsenrekisteripalvelussa tai ottamalla yhteyttä jäsenrekisterivastaavaan. Verkkosivuston tekniset tiedot kertyvät sivuston käytön yhteydessä.

7. TIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA KÄSITTELIJÄT

Seura ei myy eikä luovuta henkilötietoja kaupallisiin tarkoituksiin. Seura käyttää seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja Seuran lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti:

  • Flo Apps Oy (FloMembers-jäsenrekisteri): jäsenrekisterin ylläpito ja jäsenhakemukset
  • Paytrail Oyj: verkkokaupan maksujen välitys
  • Cloudflare, Inc. (Turnstile): lomakkeiden roskapostisuojaus

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Seura säilyttää henkilötietoja EU:n tai ETA:n alueella. Lomakkeiden roskapostisuojauksessa käytettävä Cloudflare, Inc. voi käsitellä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen tekniset tiedot myös Yhdysvalloissa. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework), johon Cloudflare on sitoutunut. Muutoin henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

  • Jäsenrekisteri: jäsenyyden keston ajan. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan sähköisestä jäsenrekisteristä. Seuran arkistoon jää tieto jäseneksi hyväksymisestä yhdistyksen historian dokumentoimiseksi.
  • Tilaus- ja maksutiedot: kirjanpitolain edellyttämä aika, eli tositteet kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
  • Tapahtumien osallistujatiedot: tapahtuman järjestämisen ja osallistumistodistusten antamisen edellyttämän ajan, kuitenkin enintään [2 vuotta] tapahtuman jälkeen.
  • Markkinointiin käytettävät asiakastiedot: kunnes asiakas kieltää markkinoinnin, kuitenkin enintään [3 vuotta] viimeisestä tilauksesta.
  • Yhteydenotot: asian käsittelyn edellyttämän ajan, kuitenkin enintään [12 kuukautta].
  • Evästeet: kohdassa 12 ilmoitetun ajan.

10. SUORAMARKKINOINTI

Seura voi lähettää aiemmille asiakkailleen ja tapahtumiin osallistuneille tietoa vastaavista tulevista tapahtumista ja koulutuksista sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 200 §:n mukaisesti. Jokaisessa viestissä on mahdollisuus kieltää markkinointi. Markkinoinnin voi kieltää myös milloin tahansa ilmoittamalla siitä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

11. TIETOJEN SUOJAUS

Jäsenrekisteriä säilytetään FloMembers-jäsenrekisteripalvelussa, joka täyttää GDPR:n vaatimukset. Verkkoliikenne on suojattu SSL/TLS-salauksella, salasanat säilytetään salattuina ja kriittiset toiminnot kirjataan järjestelmälokeihin.

Jäsenrekisterin ja verkkokaupan tietoihin on pääsy ainoastaan Seuran vuosikokouksen valitsemilla puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla ja hallituksen jäsenillä sekä teknisellä ylläpitäjällä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Seura ei kerää eikä käsittele GDPR:n 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä. Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä annettavia ruokavaliotietoja käytetään ainoastaan tarjoilujen järjestämiseen, ja ne poistetaan tapahtuman jälkeen.

12. EVÄSTEET

Sivusto käyttää evästeitä. Välttämättömät evästeet asetetaan aina. Tilastointievästeet asetetaan vain, jos kävijä antaa niihin suostumuksensa evästebannerissa. Suostumuksen voi antaa, muuttaa tai peruuttaa milloin tahansa sivuston alareunan Evästeasetukset-linkistä.

Välttämättömät evästeet:

  • wpconsent_preferences: tallentaa kävijän evästevalinnat (30 päivää)
  • wp_woocommerce_session_*: yhdistää ostoskorin tiedot kävijään (2 päivää)
  • woocommerce_cart_hash ja woocommerce_items_in_cart: seuraavat ostoskorin sisällön muutoksia (istunto)

Tilastointievästeet (vain suostumuksella):

  • sbjs_* (WooCommerce Sourcebuster): tallentavat tiedon siitä, mistä kävijä saapui sivustolle, tilausten alkuperän seurantaa varten (istunto – 30 minuuttia)

Lomakkeiden roskapostisuojauksena käytettävä Cloudflare Turnstile käsittelee IP-osoitteen ja selaimen tekniset tiedot erottaakseen ihmiskäyttäjät automaattisista ohjelmista. Käsittely perustuu Seuran oikeutettuun etuun suojata lomakkeet väärinkäytöksiltä.

13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaisesti oikeus:

  • saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin (15 art.)
  • vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista (16 art.)
  • vaatia tietojensa poistamista, jollei tietojen säilyttämiselle ole lakisääteistä tai muuta perustetta (17 art.)
  • vaatia käsittelyn rajoittamista (18 art.)
  • siirtää itse toimittamansa tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen (20 art.)
  • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella sekä kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa (21 art.)
  • peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (7 art.)
  • tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta (77 art.). Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti tai sähköpostitse kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Pyyntöihin vastataan viimeistään kuukauden kuluessa.

14. SELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN

Seura voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa tai lainsäädännön muuttuessa. Voimassa oleva versio on aina saatavilla tällä sivulla.

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi syyskuussa 2026.

Suomen Telelääketieteen ja e-Health seura ry
Rek. nro 169.943, Y-tunnus 1628913-6
president@telemedicine.fi

 
Scroll to Top